Casación 36773-2023 horas extras: 4 reglas esenciales y obligatorias
La Casación 36773-2023 horas extras, correspondiente al distrito judicial de La Libertad, establece una importante Doctrina Jurisprudencial sobre la conservación de documentos laborales, la carga probatoria del empleador y el reconocimiento de jornadas extraordinarias correspondientes a periodos superiores a cinco años.
La sentencia fue publicada el 27 de mayo de 2026 y emitida por la Cuarta Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria de la Corte Suprema.
El criterio determina que el plazo administrativo de cinco años para conservar registros de asistencia y planillas no elimina los derechos históricos de los trabajadores ni libera automáticamente al empleador de sus deberes probatorios dentro de un proceso judicial.
¿Qué establece la Casación 36773-2023 horas extras?
La Corte Suprema advirtió que existían interpretaciones diferentes y contradictorias respecto de los efectos del Decreto Legislativo 1310 sobre las cargas probatorias del empleador y sus deberes de colaboración en los procesos judiciales.
Por esa razón, y con la finalidad de otorgar predictibilidad, uniformidad y tutela judicial efectiva, estableció cuatro reglas de obligatorio cumplimiento para todos los jueces de la República.
Estas reglas diferencian claramente dos obligaciones:
- La obligación administrativa de conservar documentos laborales durante un periodo determinado.
- La obligación procesal de colaborar con el juez y aportar los medios probatorios disponibles.
En consecuencia, el vencimiento del plazo administrativo de cinco años no debe interpretarse como una caducidad de las pruebas ni como una extinción de los derechos laborales reclamados.
Regla 1: el plazo de cinco años es administrativo
La primera regla de la Casación 36773-2023 horas extras señala que las normas que permiten conservar los registros de asistencia y planillas únicamente durante cinco años tienen una finalidad de racionalización y simplificación administrativa.
Estas disposiciones buscan reducir los costos empresariales relacionados con el almacenamiento de documentos físicos frente a eventuales inspecciones de la Autoridad Administrativa de Trabajo.
Sin embargo, este límite no constituye una caducidad probatoria procesal. Por tanto, el transcurso de cinco años no extingue el derecho del trabajador a reclamar beneficios laborales correspondientes a periodos anteriores.
La Corte diferencia así el plazo administrativo de custodia documental de la posibilidad de acreditar judicialmente hechos laborales históricos.
Regla 2: se mantiene el deber de colaboración del empleador
La segunda regla precisa que la inexistencia de una obligación administrativa de conservar documentos no elimina la carga procesal de defensa, probidad y colaboración del empleador.
En un proceso judicial, el empleador no puede limitarse a invocar el plazo de cinco años para evitar responder a un requerimiento de exhibición de registros de asistencia, planillas u otros documentos relacionados con la jornada laboral.
La Casación 36773-2023 horas extras establece que el transcurso de dicho periodo no libera al empleador de la carga probatoria prevista en el artículo 23.4 de la Ley 29497, Nueva Ley Procesal del Trabajo.
Tampoco lo exime de los deberes de colaboración procesal regulados en los artículos 11 y 29 de la misma norma. La conducta de las partes debe orientarse al esclarecimiento de los hechos controvertidos y al cumplimiento de las disposiciones emitidas por el juez.
Regla 3: presunción de horas extras ante una conducta obstructiva
La tercera regla se aplica cuando el trabajador reclama el pago de horas extras correspondientes a periodos superiores a cinco años.
Para que opere la facilitación probatoria, el trabajador debe aportar indicios razonables de que realizó labores fuera de su jornada ordinaria. Estos indicios pueden incluir:
- Boletas que acrediten pagos anteriores por horas extras.
- Mensajes, correos electrónicos u otras comunicaciones laborales.
- Documentos vinculados con horarios, encargos o actividades fuera de jornada.
- Un relato coherente y verosímil sobre las circunstancias de modo, tiempo y lugar.
- Otros elementos que permitan inferir razonablemente la existencia de trabajo extraordinario.
Cuando el trabajador cumple con esta carga indiciaria y el empleador omite exhibir los registros solicitados utilizando como justificación el plazo de cinco años, dicha omisión puede ser considerada una conducta obstructiva.
En este escenario, la Casación 36773-2023 horas extras permite activar la presunción contemplada en el artículo 29 de la Ley 29497. Como consecuencia, el juez puede presumir la realización de labores en sobretiempo, incluso respecto de periodos con más de cinco años de antigüedad.
No obstante, la presunción no se activa únicamente por la formulación de una demanda. El trabajador debe presentar previamente indicios suficientes que otorguen credibilidad a su reclamación.
Regla 4: el pago debe calcularse con razonabilidad
La cuarta regla establece que la conducta procesal del empleador puede justificar el reconocimiento de horas extras mediante presunciones judiciales, pero no implica que el juez deba aceptar automáticamente la totalidad de las horas reclamadas.
La cuantificación debe realizarse aplicando el Principio de Razonabilidad previsto en el artículo III del Título Preliminar de la Ley Procesal del Trabajo.
Para determinar un promedio prudencial, lógico y equitativo, el juez deberá evaluar integralmente:
- La naturaleza del cargo y las funciones efectivamente desempeñadas.
- Las características particulares del servicio prestado.
- Las limitaciones físicas y biológicas propias de cualquier persona.
- Las paralizaciones, descansos y variaciones existentes durante una relación laboral prolongada.
- Las horas extras que puedan ser determinadas mediante pruebas directas.
- Los demás indicios probatorios incorporados al expediente.
Este análisis debe evitar que una presunción favorable al trabajador produzca un enriquecimiento indebido o conduzca al reconocimiento de jornadas materialmente imposibles.
Resumen de la Casación 36773-2023 horas extras
El caso fue presentado por un trabajador que solicitó el pago de horas extras realizadas entre 1991 y 2020. La empresa sostuvo que solamente tenía la obligación de conservar los registros de asistencia durante cinco años y que, por ese motivo, ya no contaba con la documentación correspondiente a los periodos anteriores.
La Corte Suprema determinó que este argumento no era suficiente para justificar la falta de colaboración en el proceso judicial. El plazo de cinco años permite simplificar la gestión administrativa de documentos, pero no funciona como una autorización para impedir el esclarecimiento de los hechos.
El trabajador había presentado boletas antiguas que demostraban la existencia de pagos por horas extras. Este elemento fue considerado un indicio razonable de que realizaba labores en sobretiempo.
Sin embargo, el trabajador solicitaba el reconocimiento de doce horas diarias ininterrumpidas durante aproximadamente veintinueve años. La Corte consideró que esta afirmación no resultaba razonable desde un punto de vista físico y humano.
Por ello, se reconoció el derecho al pago de horas extras, pero mediante un promedio prudencial y razonable, en lugar de aceptar automáticamente toda la jornada extraordinaria demandada.
Implicancias para empleadores y trabajadores
La Casación 36773-2023 horas extras tiene efectos relevantes en la gestión documental y en la estrategia probatoria de los procesos laborales.
Los empleadores deben considerar que eliminar documentos después de cinco años puede estar permitido desde una perspectiva administrativa, pero podría generar dificultades probatorias si posteriormente reciben una demanda judicial.
Por ello, resulta recomendable evaluar la conservación digital de información laboral relevante, especialmente cuando existan contingencias, reclamos, investigaciones o antecedentes de trabajo extraordinario.
Por su parte, los trabajadores que reclamen periodos históricos deben presentar indicios concretos. La sola afirmación de haber realizado horas extras no garantiza que la demanda sea declarada fundada.
Los mensajes, boletas, reportes, correos, declaraciones testimoniales y descripciones coherentes de la jornada pueden contribuir a demostrar el hecho base necesario para aplicar las presunciones de la Ley Procesal del Trabajo.
Datos principales de la sentencia
- Resolución: Casación 36773-2023.
- Distrito judicial: La Libertad.
- Órgano: Cuarta Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria de la Corte Suprema.
- Fecha de publicación: 27 de mayo de 2026.
- Materia: Pago de horas extras y conservación de registros laborales.
- Criterio: Doctrina Jurisprudencial de obligatorio cumplimiento.
Puede consultarse información institucional y jurisprudencial en el portal oficial del Poder Judicial del Perú.
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